برای بیشتر شرکت‌ها، سرویس پرسنل یکی از ردیف‌های ثابت و سنگین هزینه‌هاست؛ هزینه‌ای که اغلب سالها بدون بازنگری ادامه پیدا میکند. مسیرها از همان روز اول عوض نشده‌اند، خودروها با تعداد مسافر واقعی هماهنگ نیستند و ساعت شیفتها هر کدام برای خودشان یک خودروی جداگانه می‌خواهند.
خبر خوب این است که برای کم کردن این هزینه لازم نیست از راحتی و کیفیت رفت‌وآمد همکارانتان کم کنید. در این راهنما که بر پایه‌ی تجربه‌ی تاکسی روز در خدمات سازمانی نوشته شده، هفت راهکار عملی را قدم‌به‌قدم مرور می‌کنیم تا بدانید هزینه‌ها دقیقاً از کجا بالا می‌روند و چطور می‌توان آن‌ها را مهار کرد.
چرا هزینهی سرویس پرسنل بیشتر از لازم میشود؟
پیش از هر اقدامی باید بدانید پول کجا هدر می‌رود. در بیشتر سازمان‌ها سه الگوی تکراری دیده میشود.
مسیرهای قدیمی و موازی
وقتی کارکنان جدید استخدام می‌شوند یا محل سکونت‌شان تغییر میکند، معمولاً یک مسیر تازه به مسیرهای قبلی اضافه میشود، بدون اینکه مسیرهای قدیمی بازنگری شوند. نتیجه، چند خودرو است که تقریباً از یک محله عبور می‌کنند و هر کدام نیمه‌خالی‌اند.
ظرفیت خالی خودروها
خودرویی که ظرفیت ۱۴ نفر دارد و هر روز با ۶ مسافر حرکت میکند، هزینهی ۱۴ صندلی را می‌گیرد، نه ۶ صندلی را. ناهماهنگی نوع خودرو با تعداد مسافر، یکی از رایج‌ترین دلایل گران‌شدن سرویس است.
شیفت‌های پراکنده
اگر ساعت شروع و پایان شیفتها حتی چند ده دقیقه با هم فاصله داشته باشد، یک خودرو نمی‌تواند چند مسیر را پشت سر هم پوشش دهد و ناچار به خودروی جداگانه نیاز پیدا می‌کنید.
اگر یکی از این نشانه‌ها را در شرکت‌تان می‌بینید، احتمالاً جای بازنگری وجود دارد:
- مسیرها بیش از یک سال است که بازنگری نشده‌اند.
- چند مسیر از یک محله یا یک خیابان عبور می‌کنند.
- تعداد مسافر در بیشتر روزها کمتر از دو سوم ظرفیت خودرو است.
- برای هر شیفت، خودروی کاملاً جداگانه‌ای در نظر گرفته شده است.
هفت راهکار عملی برای کم کردن هزینهی سرویس پرسنل
۱. محل سکونت کارکنان را روی نقشه ببینید
اولین قدم، داشتن تصویر واقعی است. محله‌ی سکونت همکاران را (بدون ثبت آدرس دقیق) روی نقشه بیاورید. معمولاً چند خوشه‌ی طبیعی دیده میشود که می‌توان برای هر خوشه یک مسیر مشترک تعریف کرد.
۲. مسیرهای موازی را ادغام کنید
مسیرهایی که ۷۰ تا ۸۰ درصد پیمایش مشترک دارند، بهترین کاندیدای ادغام‌اند. با یک مسیر بازطراحی‌شده می‌توانید به‌جای دو خودروی نیمه‌خالی، یک خودروی پرتر داشته باشید و زمان سوار شدن را هم کوتاه نگه دارید.
۳. ساعت شیفتها را به هم نزدیک کنید
گاهی جابه‌جایی بیست یا سی دقیقه‌ای در ساعت شروع یک شیفت، امکان می‌دهد یک خودرو دو مسیر را پشت هم انجام دهد. این کار را با مدیران واحدها هماهنگ کنید و بر مشکلی مثل دیر رسیدن یا زود رفتن نیروها اثر نگذارد.
۴. نوع خودرو را با تعداد مسافر تنظیم کنید
انتخاب درست خودرو بدون هیچ فداکاری در کیفیت، هزینه را کم میکند. جدول زیر یک راهنمای ساده برای شروع است:
| تعداد مسافر در هر مسیر | نوع خودروی پیشنهادی | مناسب برای |
|---|---|---|
| ۳ تا ۴ نفر | سواری | مسیرهای کوتاه و مدیران یا کارشناسان ارشد |
| ۵ تا ۷ نفر | ون کوچک | شیفت‌های کم‌جمعیت و مسیرهای متوسط |
| ۸ تا ۱۴ نفر | ون بزرگ | مسیرهای پرمسافر داخل شهر |
| ۱۵ نفر به بالا | مینی‌بوس یا میدل‌باس | کارخانه‌ها و مجتمع‌های بزرگ |
برای آشنایی با خودروهای قابل استفاده در سرویس‌ها، به صفحهی ون دربستی سر بزنید.
۵. قرارداد را بر اساس نیاز واقعی ببندید
همه‌ی مسیرها نیازی به سرویس ثابت و تمام‌وقت ندارند. برای مسیرهای کم‌مسافر یا شیفت‌های موقت، ترکیب سرویس ثابت با سفر دربستی در ساعت‌های مشخص معمولاً منطقی‌تر از نگه‌داشتن یک خودروی همیشگی است.
۶. شاخص‌هایتان را اندازه بگیرید
چیزی که اندازه‌گیری نشود، بهتر هم نمی‌شود. حداقل سه شاخص را هر ماه ثبت کنید:
- درصد اشغال صندلی‌ها در هر مسیر؛
- میانگین زمان رسیدن پرسنل به شرکت و تعداد تأخیرها؛
- تعداد شکایت‌ها یا پیشنهادها از طرف کارکنان.
۷. نظر خود پرسنل را بپرسید
همکاران معمولاً بهتر از هر نقشه‌ای می‌دانند کدام نقطه‌ی توقف دور یا ناامن است یا کدام ساعت بی‌مورد زود تعیین شده. یک نظرسنجی کوتاه سه‌سؤالی، اغلب چند راهکار عملی و رایگان به شما می‌دهد.
کم کردن هزینه نباید به قیمت کیفیت و ایمنی تمام شود
سرویس ارزان‌تری که مسافران را ناراضی کند یا ایمنی را تهدید کند، در عمل گران‌تر تمام میشود. هنگام بازنگری، این موارد را حتماً کنترل کنید:
- رانندهی باسابقه، دارای گواهینامه‌ی معتبر و آشنا با مسیر باشد؛
- خودرو بیمه‌ی معتبر داشته باشد و سن آن برای سرویس روزانه مناسب باشد؛
- خودرو تمیز، دارای تهویه و کمربند ایمنی سالم باشد؛
- راه ارتباطی مشخصی برای گزارش تأخیر یا مشکل وجود داشته باشد.
یک مثال ساده برای فهم منطق کار (فرضی)
فرض کنید شرکتی ۳۰ کارمند دارد که با سه مسیر جدا و سه خودروی هفت‌نفره رفت‌وآمد می‌کنند و در هر مسیر فقط ۸ تا ۱۰ نفر سوارند. با نگاه به نقشه معلوم میشود دو مسیر در بخش بزرگی از راه با هم مشترک‌اند. با ادغام این دو مسیر، یک ون بزرگ‌تر برای ۱۸ نفر و یک خودروی کوچک‌تر برای مسیر سوم کافی است. این مثال فرضی است و فقط منطق کار را نشان می‌دهد؛ تصمیم واقعی همیشه باید بر اساس داده‌های خود شرکت گرفته شود.
برای بازنگری سرویس پرسنل شرکت‌تان از کجا شروع کنیم؟
اگر نمی‌خواهید این بازنگری را خودتان از صفر انجام دهید، تیم سرویس سازمانی تاکسی روز میتواند کمک کند. روند کار ساده است:
- از طریق صفحهی تماس با ما درخواست بررسی را ثبت کنید.
- محله‌های سکونت، ساعت شیفتها و تعداد پرسنل هر مسیر را در اختیار کارشناس بگذارید.
- پیشنهاد مسیر و خودروی مناسب را دریافت کنید و بعد از تأیید، اجرای آزمایشی را شروع کنید.
جمع‌بندی
برای کم کردن هزینهی سرویس پرسنل به معجزه نیاز ندارید؛ سه چیز کافی است: مسیرهای هماهنگ، خودروی متناسب با تعداد مسافر و شیفت‌هایی که با هم فاصله‌ی کمی دارند. اگر هر ماه شاخص‌هایتان را بسنجید و نظر پرسنل را هم بشنوید، هم هزینه‌ها منطقی میشود و هم رضایت همکاران بیشتر.
